La digitalisation a le vent en poupe depuis quelques années. Elle facilite cependant la vie de plusieurs entreprises et leur a permis d’améliorer la productivité. Vous pouvez maintenant signer un document Word. La méthode diffère quelquefois du logiciel qui s’ouvre sur votre ordinateur. Quelques étapes sont donc à prendre en compte afin de faire la signature électronique de vos documents Word. Mais, c’est quoi exactement une signature électronique ? Est-ce possible de la faire sur un document Word ? Quelles sont les étapes à suivre pour cela ?
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Que ce soit pour un courrier administratif, personnel ou encore professionnel, il est normal de fournir un document signé. La signature électronique est la solution idéale pour votre contrat de vente ou d’achat, devis, etc. à signer rapidement. Egalement appelé e-signature, c’est en effet un procédé digital servant à authentifier et approuver de façon légale un document. Il s’agit d’un mécanisme permettant d’identifier la personne qui a signé le document tout en garantissant l’intégralité de celui-ci.
La signature électronique utilise cependant la cryptologie afin de garantir sa fiabilité et sa sécurité. Elle présente plusieurs avantages aussi bien pour les entreprises que les particuliers. C’est une solution économique qui vous permet d’éviter l’impression des documents papiers et leur envoi qui coûtent souvent très chers. Elle est écologique, permet un gain de temps considérable et assure une fiabilité du document. Il est maintenant possible de faire une signature électronique de documents Word. Pour cela, il existe quelques étapes à prendre en compte. Pour plus d'informations, cliquez sur
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Signer électroniquement vos documents depuis Word, c’est possible
La signature électronique offre aux consommateurs une protection assez soutenue contre tout usage frauduleux de leurs identités. Elle vous permet en quelque sorte de signer tous les types de fichiers y compris vos documents Word. Microsoft Word est en fait la solution de traitement de texte la plus connue et la plus utilisée dans le monde. Il ne cesse de se développer afin d’aider les entreprises et particuliers à exploiter pleinement leurs activités.
Il est aujourd’hui possible et simple d’appliquer une signature électronique à vos documents Word. Un logiciel comme Word intègre généralement toutes les fonctions fondamentales afin de signer un document. Il existe alors des applications vous aidant à faciliter la
signature électronique Word. De plus, il est possible de personnaliser votre document Word el lui ajoutant divers éléments comme des balises pour la date de signature, l’adresse e-mail, le nom du signataire, etc. Cela se fait en seulement quelques étapes que vous devez prendre en compte.
Quelles sont les étapes pour faire une signature électronique de documents Word ?
Pour signer électroniquement un document Word, il suffit de suivre quelques étapes importantes. Tout d’abord, vous pouvez télécharger une application permettant d’insérer une
signature Word. Allez dans insertion puis dans image et sélectionnez une signature préalablement numérisée. Insérez ensuite l’image et ajoutez une légende notamment le nom et prénom. Sélectionnez le tout puis cliquez sur Insertion, QuickPart, Insertion automatique. L’étape suivante consiste à enregistrer la sélection dans la galerie d’insertion automatique.
En effet, il existe également d’autres étapes si vous voulez signer électroniquement un document avec un outil ou encore un logiciel de signature électronique. Pour cela, vous devez commencer par sélectionner sur « Demander une signature » dans le menu du logiciel. Spécifiez par la suite les destinataires et leur rôle, glissez-déposez les champs à compléter et signer. Et enfin, cliquez sur le Envoyer afin de finaliser la tâche.
Que ce soit une signature manuscrite à insérer ou encore une signature électronique Word, il est indispensable de bien suivre les étapes. Sur Word, vous pouvez signer sur un papier blanc, puis de le scanner ou encore de prendre une photo de la signature avant de l’insérer dans un document.
Autres possibilités pour signer électroniquement vos documents Word
Si votre ordinateur n'est pas muni d’option Word, vous devez donc insérer une ligne de signature. Vous devez également engager un certificat de sécurité pour votre signature. Un logiciel spécial peut vous aider à créer vous-même votre propre certificat. Pour commencer, il faut ouvrir le dossier dans lequel Microsoft Office est installé. Il se trouve en général sur le disque C. Faites un double clic sur le logiciel que vous avez choisi afin de l’ouvrir. Une fenêtre va s’ouvrir afin que vous puissiez créer une signature. Donnez un nom à votre certificat puis cliquez sur OK.
L’étape suivante consiste à retourner sur votre document Word et de faire un double clic sur la ligne de signature. La fenêtre Signature va s’ouvrir et vous pouvez taper votre nom dans le champ de saisie. Vous pouvez par la suite sélectionner une image et insérer l’image de la signature. Par ailleurs, vous pouvez choisir entre signature électronique basique, avancée et qualifiée. Le niveau de sécurité différencie généralement les différents types de
signatures électroniques Word.
